Vilken nytta kan en advokatbyrå ha av så kallade molntjänster, som erbjuder backup, program och andra tjänster via webben? Kan man förvara uppgifter om klienter hos en leverantör av en molntjänst, eller strider det mot personuppgiftslagen? Det är frågor som just nu är högst intressanta, men inte helt lätta att svara på.
Molntjänster är ett samlingsnamn för de olika tjänster som förmedlas via webben till en användare från en leverantör. ”Molnet” består i själva verket av en stor mängd servrar, som samverkar för att generera enorm datakraft och lagringsutrymme. Ett företag kan prenumerera på olika typer av pakettjänster, från enkel backup av hårddiskarna till kompletta lösningar med lagring, mjukvara och andra tjänster, som till exempel fakturering.
Det är med andra ord möjligt för ett företag att helt slippa driften av ett IT-system, där man måste tillhandahålla och underhålla datorer och se till att hålla systemet igång. Detta möjliggör såklart en mer slimmad organisation där medarbetarna kan ägna sig åt det som är viktigt för företaget och spar även utrymme.
Alla kontorsjobb som vanligtvis kräver lokalt installerad mjukvara kan utföras via molntjänster, exempelvis kan man få tillgång till hela officepaketet via webben utan att ha det installerat på sina egna datorer. En advokatbyrå kan välja att låta sina medarbetare rapportera sina arbetstider till en molntjänst, som då håller räkningen på arbetade timmar, semestrar, löner osv.
Det finns molntjänster för fakturering och bokföring, epost, videokonferenser och mycket annat.
Med molntjänster är informationen och tjänsterna inte låsta till specifika datorer på kontoret, utan finns tillgängliga från vilken dator, mobiltelefon eller surfplatta som helst för de användare som har tillgång till systemet. Företagets administratör (t ex VD:n) kan välja vilka anställda som ska ha tillgång vilken information och tjänster. Detta gör medarbetarna mer mobila och underlättar även kommunikationen inom företaget.
För en advokatbyrå kan dessa former av mobila tjänster vara till stor nytta, då mycket av arbetet sker ”ute på fältet”, på möten med klienter eller i rätten till exempel. Med snabb tillgång till information och möjlighet till virtuella möten förenklas arbetet betydligt inom byrån.
En annan fördelaktig aspekt med molnet är möjligheten till skalning, dvs att systemet anpassas efter hur mycket användaren utnyttjar för tillfället, och att användaren bara betalar för den del man använder. Detta gör att dator. Och serverkraft inte behöver stå outnyttjad och kosta pengar i onödan. Leverantörens servrar omfördelas dit de behöver och en användare har alltid obegränsat med kraft till sitt förfogande, men kan också helt avstå från att använda systemet.
Att spara information om klienter på externa servrar är smidigt, men det är viktigt att man väljer en leverantör som kan garantera att informationen behandlas enligt personuppgiftslagen (PUL). Det är alltid företaget som har ett personregister som är ansvarigt för uppgifterna och ansvaret kan inte delegeras över till någon annan hur som helst. Däremot kan man skriva ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören där det tydligt framgår vilka krav som ställs på sekretess osv. För en advokatbyrå torde det vara lätt att hitta en bra, smidig och samtidigt laglig lösning.