Blogg

Hur en städfirma kan ha nytta av molntjänster

1 Dec 2017

Städbranschen är ett typiskt exempel på en bransch som har mycket att vinna på att använda sig av molntjänster. Den är mobil, vilket innebär att medarbetarna ofta befinner sig ute på uppdrag och det finns ett behov av samordning. Många resor i tjänsten innebär också behov av lätthanterliga redovisningsverktyg. Det är även en bransch med många uppdrag och ofta många kunder vilket kräver smidig bokföring och fakturering.

En del företagare har en ganska vag och ofullständig bild av molntjänster som någonting ganska krångligt, dyrt och onödigt. En bild som helt klart motsägs av den växande skara företag som ”migrerar till molnet” och upptäcker att kostnader för IT, kommunikation och felsökning istället sjunker drastiskt. Dessutom kan den smidigare administrationen som molntjänster ger göra att medarbetarna upplever en större frihet, samtidigt som de har större överblick över verksamheten.

På kontoret minskar behovet av servrar och datorer. Ansvaret för detta ligger istället på leverantören av molntjänsten, liksom ansvaret för säkerheten. Mail- och bokföringsprogram ligger också i molnet och skyddas av leverantörens säkerhetslösningar.

Överblick

Ett städföretag har framför allt ett stort behov av samordning och synkronisering. Blir någon medarbetare sjuk behöver dennes uppdrag täckas upp av någon annan. Men en webbportal för personalbesättning kan samordnaren hålla koll på hela personalstyrkan och lätt få tag i en ersättare. Vikarier får en bra överblick över uppdrag som behöver utföras och kan anmäla sitt intresse.

Resor

Medarbetare som kör bil mellan uppdrag kan enkelt redovisa körsträckor och eventuella kostnader till molnet och informationen hamnar automatiskt i bokföringen. Görs andra typer av resor kan även de fyllas i på ett smidigt sätt. De flesta leverantörer av molntjänster har dessa applikationer för tjänsteresor. Detta gör att all information snabbt lagras och delas upp i rätt poster och att det är lätt att gå bakåt och få överblick över tidigare resor.

Bokföring och fakturering

Alla program för bokföring, fakturering och annat finns tillgängliga som molntjänster. Programmen ligger då inte installerade på kontorets hårddiskar utan finns i molnet, alltid uppdaterade till den senaste versionen av mjukvaran. Personalen kommer åt programmen från vilken mobil plattform som helst, mobil, laptop eller surfplatta. Perfekt för chefen för det lilla företaget som både har bokföringsansvar och jobbar ”på golvet” och behöver kunna sköta administration från flera olika platser under en dag.

Förutom de välkända programmen finns även exempelvis faktureringstjänster där leverantören hjälper till med utskick och påminnelser om fakturor.

Stor variation

Som företagare går det lätt att hitta de tjänster man har behov av och de flesta leverantörer erbjuder många olika typer av paket för att säkerställa att man bara betalar för det man verkligen behöver. När man letar leverantör är det bra at titta på företagets säkerhetslösningar och hur bra support de har. Molntjänster är alltid användarvänliga och smidiga att använda, men om man stöter på något man inte förstår eller om det blir fel någonstans är det viktigt att man har tillgång till bra och hjälpsam support.

Som företagare behöver man inte tveka över att flytta sin administration till molnet, man har allt att vinna.

Hur kan ett byggföretag dra nytta av molntjänster och mobil teknik?

1 Dec 2017

Allt fler företagare tar steget att flytta sin administrativa verksamhet till det så kallade molnet. ”Molnet” är det begrepp som kommit att användas för externa IT-tjänster, där användarnas information och dokument lagras på externa servrar, ständigt tillgängliga från vilken dator, mobil eller surfplatta som helst. Dessutom har användarna ständigt tillgång till mjukvara de tidigare bara kom åt på kontoret, eftersom de fanns installerade på de fasta datorerna. En molntjänst tillhandahåller de program användarna behöver och gör dem tillgängliga via en vanlig webbportal.

Att använda sig av molnet är ett sätt för företag att göra sin IT-lösning billigare och mer flexibel. Den befrämjar och underlättar samarbete mellan medarbetare och gör överföring av information smidigare och snabbare.

Smidigt i alla branscher

Att använda sig av molntjänster är något som alla företag kan ha nytta av, inte bara företag i IT-branschen. I byggbranschen till exempel används ju en stor mängd visuell dokumentation i form av ritningar, kalkyler osv som med hjälp av en molntjänst kan göras snabbt tillgänglig för konstruktörer, byggare osv. Vill arkitekten göra en ändring kan hon göra det från sitt kontor och samtidigt kan snickaren på bygget se det i sin surfplatta eller dator på platskontoret. Behöver kunden tillfrågas om något som rör bygget kan man lätt illustrera sin fråga med skisser och förslag på ritningar. Koordinationen av de olika typer av hantverk som ska göras under ett bygge kan göras enklare och därmed minska tidsåtgången och risken för missförstånd.

Alltid uppdaterat

Att hålla koll på arbetstider, resor och luncher för all personal blir mycket smidigare när alla kan rapportera in information i realtid. Kontorstjänster som sköts av ekonomiansvarig, sekreterare eller samordnare kan skötas både från kontoret eller hemifrån eller på väg till ett möte.

Alla de gamla bekanta programmen som Word och Excel går att få tillgängliga i en molntjänst, men även ett stort utbud av nyare program. Stor vikt läggs vid användarvänlighet och support. Mjukvaran uppdateras löpande och användarna har alltid tillgång till den senaste versionen av programmet. Dessutom använder alla samma version av mjukvaran vilket ökar kompatibiliteten.

Viktigt med support

Kostnader för installationer och systemdrift undviks och personalen kan fokusera på det som är viktigast för företaget, istället för att ägna tid åt att försöka få datorerna att fungera som de ska. Behöver personalen hjälp finns den tillgänglig direkt med ett knapptryck eller ett telefonsamtal. Det finns många olika molntjänster att välja mellan och när man som företag ska välja tjänst bör man förutom kostnad och tillgängliga tjänster även väga in företagets kundtillgänglighet och support.

Bättre helhetsbild och samarbete

Det finns mycket att vinna för ett byggföretag att flytta hela eller delar av sin administration till molnet. Det som kan låta krångligt på papperet blir i själva verket väldigt enkelt, vilket medarbetarna snart inser. Att komma in i det nya arbetsflödet går fort och en chef som satsat på molntjänster märker snart att kreativiteten och arbetslusten hos personalen ökar i takt med att de får en bättre helhetsbild av arbetet inom organisationen.

Kan en advokatbyrå ha nytta av molntjänster?

1 Dec 2017

Vilken nytta kan en advokatbyrå ha av så kallade molntjänster, som erbjuder backup, program och andra tjänster via webben? Kan man förvara uppgifter om klienter hos en leverantör av en molntjänst, eller strider det mot personuppgiftslagen? Det är frågor som just nu är högst intressanta, men inte helt lätta att svara på.

Molntjänster

Molntjänster är ett samlingsnamn för de olika tjänster som förmedlas via webben till en användare från en leverantör. ”Molnet” består i själva verket av en stor mängd servrar, som samverkar för att generera enorm datakraft och lagringsutrymme. Ett företag kan prenumerera på olika typer av pakettjänster, från enkel backup av hårddiskarna till kompletta lösningar med lagring, mjukvara och andra tjänster, som till exempel fakturering.

Det är med andra ord möjligt för ett företag att helt slippa driften av ett IT-system, där man måste tillhandahålla och underhålla datorer och se till att hålla systemet igång. Detta möjliggör såklart en mer slimmad organisation där medarbetarna kan ägna sig åt det som är viktigt för företaget och spar även utrymme.

Alla kontorsjobb som vanligtvis kräver lokalt installerad mjukvara kan utföras via molntjänster, exempelvis kan man få tillgång till hela officepaketet via webben utan att ha det installerat på sina egna datorer. En advokatbyrå kan välja att låta sina medarbetare rapportera sina arbetstider till en molntjänst, som då håller räkningen på arbetade timmar, semestrar, löner osv.

Det finns molntjänster för fakturering och bokföring, epost, videokonferenser och mycket annat.

Åtkomst

Med molntjänster är informationen och tjänsterna inte låsta till specifika datorer på kontoret, utan finns tillgängliga från vilken dator, mobiltelefon eller surfplatta som helst för de användare som har tillgång till systemet. Företagets administratör (t ex VD:n) kan välja vilka anställda som ska ha tillgång vilken information och tjänster. Detta gör medarbetarna mer mobila och underlättar även kommunikationen inom företaget.

För en advokatbyrå kan dessa former av mobila tjänster vara till stor nytta, då mycket av arbetet sker ”ute på fältet”, på möten med klienter eller i rätten till exempel. Med snabb tillgång till information och möjlighet till virtuella möten förenklas arbetet betydligt inom byrån.

Skalning

En annan fördelaktig aspekt med molnet är möjligheten till skalning, dvs att systemet anpassas efter hur mycket användaren utnyttjar för tillfället, och att användaren bara betalar för den del man använder. Detta gör att dator. Och serverkraft inte behöver stå outnyttjad och kosta pengar i onödan. Leverantörens servrar omfördelas dit de behöver och en användare har alltid obegränsat med kraft till sitt förfogande, men kan också helt avstå från att använda systemet.

Klientinformation och personuppgiftslagen

Att spara information om klienter på externa servrar är smidigt, men det är viktigt att man väljer en leverantör som kan garantera att informationen behandlas enligt personuppgiftslagen (PUL). Det är alltid företaget som har ett personregister som är ansvarigt för uppgifterna och ansvaret kan inte delegeras över till någon annan hur som helst. Däremot kan man skriva ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören där det tydligt framgår vilka krav som ställs på sekretess osv. För en advokatbyrå torde det vara lätt att hitta en bra, smidig och samtidigt laglig lösning.